Mit Tacho statt im Blindflug: Learnings vom SIP-Talk „The Good, The Bad & The KPI“ mit Andreas Schöler, Café Danz Freiburg

Kapitel 1: The Good

Die Story beginnt scheinbar gut: Ein eingespieltes Unternehmerduo, das mit der Bar One Trick Pony in Freiburg eine überregional bekannte Location erfolgreich betreibt, eröffnet einen zweiten Laden. Genauer: Es belebt einen Traditionsbetrieb wieder, das während seiner exakt 100-jährigen Geschichte Konditorei, Tanzcafé und Teehaus war. Eine kleine Institution in Freiburg. Als Weinbistro nach Pariser Vorbild soll es seine Renaissance erleben. Ungefähr so haben es sich Andreas Schöler und sein Geschäftspartner Boris Gröner vorgestellt, als sie Ende 2024 das Café Danz mit neuem Konzept eröffnen. 

Erst einmal scheint die Idee aufzugehen. Das „Café Danz“ entwickelt sich schnell zum neuen „It-Place Freiburgs“, berichtet der Bartender und Unternehmer. Viele Reservierungen, volle Tische, gute Bewertungen. Als beim beliebten Smash-Burger-Mittwoch die Pattys aus sind, kaufen die Profis des FC Freiburg – die kommen gerne hier vorbei – spontan Bio-Hackfleisch im Supermarkt, damit die Küche weiter Burger produzieren kann. Wir sind angekommen, dachte Schöler in dem Moment. Den Umsätzen zufolge war das auch so – rund 138.000 Euro im ersten Quartal 2025 klingelten in der Kasse. Läuft? Denkste. 
 

Kapitel 2: The Bad  

Denn wegen eines Missverständnisses zwischen Steuerberater und Mandanten fliegt das „Café Danz“ quasi blind los. Die ersten BWAs (betriebswirtschaftlichen Auswertungen) erhalten Schöler und Gröner mit Monaten Verspätung. Die Offenbarung: Den Umsätzen stehen viel zu hohe Kosten bei Wareneinkauf und Personal gegenüber. Ergebnis: Rund 60.000 Euro Verlust hat das „Café Danz“ im ersten Tertial 2025 angehäuft. Im Juni kommt es wegen einer mit dem Vermieter vereinbarten Sonderzahlung für die Pacht noch schlimmer, mit über 31.000 Euro minus schließt man den Monat ab. Im Sommer steht das „Café Danz“ mit 95.000 Euro in den Miesen. „Da schlottern einem ganz schön die Knie“, erinnert sich Schöler. Voller Laden, leeres Konto: Was läuft falsch im „Café Danz“? Die drei zentralen Erkenntnisse laut Schöler: 
 

1. Wir konnten Zahlen lesen – aber wir konnten sie nicht steuern. Wir reagierten auf Ergebnisse, statt sie vorherzusehen.

2. Unser Sortiment ist nicht margenoptimiert. Wir hatten ein Konzept gebaut — aber die Karte folgte keinem ökonomischen Plan. Speisen waren Beiwerk, nicht Hebel. 

3. Wir steuern nach Bauchgefühl. Mehr Personal bei vollem Laden. Weniger Personal bei leerem. Wir folgten dem Tagesgefühl, nicht den Daten. 

Die Unternehmer ergreifen „lebensrettende Sofortmaßnahmen“, zahlen sich keine Geschäftsführer-Gehälter mehr aus, stoppen den Weineinkauf und verkaufen nur noch den Bestand ab. Doch natürlich braucht es mehr. Schöler: „Wir müssen schneller und genauer wissen: Wie fährt unser Unternehmen, wie steuern wir es, wie passen wir es im laufenden Betrieb an?“ 

Kapitel 3: The KPI 

Eine solche Steuerung machen Kennzahlen (KPIs) möglich: Wareneinsatzquote, Personalkosten, beides zusammen (die Prime Cost), Umsatz pro Kopf, Anzahl Reservierungen, Food-Beverage-Anteil, Rohertrag, Betriebsergebnis und weitere lassen sich aus dem Kassensystem und anderen Tools entnehmen. 

Mehr Produktivität 

Für das „Café Danz“ stellt die Personalproduktivität (Umsatz pro Arbeitsstunde) eine besonders wichtige KPI dar. Sie ist „wie der Tacho im Auto“, so Schöler, und stellt eine Verbindung zwischen anfallender Arbeitszeit und wirtschaftlichem Ertrag her. Analysen einzelner Öffnungstage decken auf: Je nach Team des Tages erreicht man bis zu 94 Euro Umsatz pro Stunde – super, aber auch nur 52 Euro – miserabel. Mehr Schulungen und andere Teamzusammensetzungen sorgen heute für mehr gute und weniger schlechte Tage.

Mehr Umsatz durch Cocktails
 

Eine weitere wichtige KPI ist der Pro-Kopf-Umsatz. Sie zeigt wiederum: Mit knapp 30 Euro liegt er schlicht zu niedrig. Langfristig muss das „Café Danz“ auf 40 Euro pro Kopf kommen. Um das zu erreichen, wurden die Preise leicht erhöht, doch vor allem wurde das Angebot überarbeitet. Vom Weinbistro hat sich das „Café Danz“ – ohne das groß zu kommunizieren – zum Cocktail-Restaurant gewandelt. Gemixte Drinks rücken ins Zentrum und werden aktiv verkauft. 

„Wir haben mit Cocktails und Spritzes einfach mehr Rohertrag als mit einem Glas Wein.“ 

Andreas Schöler 

Statt fünf Euro für  0,15 l sind es beim Cocktail bzw. Spritz sieben Euro für 0,1 l. Weil aktuell wenige Gäste sich ein zweites Glas/Getränk bestellen, muss das erste „performen“. Einfache Spritzes sowie Cocktails, die im „Café Danz“ gezapft werden und deshalb wenig Personalaufwand brauchen, liefern besser ab – und mit deutlich steigenden Umsätzen in den beiden Kategorien bleibt letztlich überproportional mehr hängen. 
 

Menu Engineering 

Für mehr Umsatz pro Mitarbeiter und pro Gast wurde die Karte angepasst. Ganz so, wie „Indie Bartender“ und SIP-Mentor Danil Nevsky empfiehlt: Weil der Blick der meisten Gäste zuerst nach oben rechts und dann nach oben links fällt, gehören hier die margenstarken Produkte hin. Im „Café Danz“ sind dies die Signature-Cocktails und -Spritzes, die auf der neuen Karte sofort ins Auge fallen. Auch beim Food hat man einiges verändert: Statt nur einmal pro Woche ein Special anzubieten – Burger am Mittwoch – ist nun jeder Tag ein kleines Event, vom Piri-Piri-Chicken am Dienstag bis zu Steak Frites am Freitag. Statt nur eines starken Mittwochs, der alle anderen Tage in der Wahrnehmung und im Umsatz überschattet hat, sind nun alle anderen Tage stärker. Der Umsatz pro Kopf ging am Mittwoch um 8% zurück, dafür an allen anderen Tagen zwischen 6 und 14% nach oben.  

„Das Café Danz ist jetzt viel mehr so, wie wir es uns vorgestellt haben“ 

Andreas Schöler 
 

Zwischenfazit: Der Betrieb macht jetzt Gewinn. Tilgungen und Zinsen können bedient werden. Die Geschäftsführer zahlen sich heute ein Gehalt aus. Die Korken knallen noch nicht, aber man ist auf einem guten Weg, so Andreas Schöler. Sein Tipp an die Kolleg*innen: Auf die Zahlen schauen – und steuern. „Das Beste ist, in die Aktivität zu kommen, wenn man in einer Krise steckt.“